Les OPCO (opérateurs de compétences) sont des alliés stratégiques pour les entreprises souhaitant former leurs salariés.
Grâce à leurs financements, il est possible de réduire considérablement, voire d’annuler, le coût d’une formation.
Mais encore faut-il savoir comment constituer un dossier de financement OPCO et respecter les étapes nécessaires.
Dans cet article, nous vous proposons un guide pratique pour réussir à monter un dossier OPCO et maximiser vos chances d’obtenir une prise en charge.
Pourquoi monter un dossier OPCO ?
La mise en place d’un dossier OPCO est indispensable pour :
- Obtenir un financement partiel ou total des frais de formation.
- Justifier de la pertinence de la formation auprès de l’organisme financeur.
- Assurer une gestion claire et structurée des actions de développement des compétences dans l’entreprise.
Pour les PME et TPE, ce soutien financier est particulièrement précieux puisqu’il permet d’accéder à des formations de qualité tout en maîtrisant le budget.
Étape 1 : Identifier son OPCO
Avant toute chose, il est nécessaire de déterminer de quel OPCO dépend votre entreprise.
Cela se fait à partir de :
- Votre code NAF/APE indiqué sur votre extrait Kbis.
- Votre convention collective.
- Les outils disponibles sur le site officiel du Ministère du Travail.
Une fois identifié, vous aurez accès à la plateforme en ligne ou à l’espace client de votre OPCO.
Étape 2 : Choisir la formation à financer
La formation doit être éligible et répondre à un objectif précis : montée en compétences, reconversion, adaptation au poste, etc.
Vous devez :
- Sélectionner un organisme certifié (idéalement référencé Qualiopi).
- Vérifier l’adéquation avec les priorités de financement de votre OPCO.
- Demander un devis et un programme détaillé à l’organisme de formation.
Par exemple, MON POLE FORMATION propose des formations adaptées aux besoins des entreprises et accompagne ses clients dans la préparation de leur dossier OPCO.
Étape 3 : Constituer le dossier administratif
Le dossier OPCO comprend généralement :
- Le formulaire de demande de financement téléchargeable depuis l’extranet de l’OPCO.
- Le devis signé de l’organisme de formation.
- Le programme pédagogique détaillé.
- La convention de formation signée par les deux parties.
- Les informations relatives aux salariés bénéficiaires (statut, temps de travail, etc.).
Il est recommandé de déposer le dossier plusieurs semaines avant le début de la formation,
afin que l’OPCO ait le temps d’étudier la demande.
Étape 4 : Suivi et validation du dossier
Une fois déposé, le dossier est étudié par l’OPCO. Celui-ci vérifie :
- L’éligibilité de la formation.
- La conformité des documents.
- La disponibilité budgétaire.
En cas d’acceptation, l’OPCO délivre un accord de financement mentionnant le montant pris en charge.
Certains organismes financent directement la formation auprès de l’organisme prestataire,
d’autres remboursent l’entreprise après paiement.
Étape 5 : Clôturer le dossier après la formation
À l’issue de la formation, des justificatifs complémentaires doivent être transmis :
- Feuilles d’émargement signées par les stagiaires et le formateur.
- Attestations de présence ou certificats de réalisation.
- Factures définitives.
Cette étape est cruciale pour obtenir le remboursement final.
FAQ
- Combien de temps faut-il pour monter un dossier OPCO ?
Cela dépend de la complexité de la formation et de l’OPCO concerné, mais il faut prévoir au minimum 2 à 3 semaines. - Que faire si mon dossier OPCO est refusé ?
Vous pouvez demander une révision en apportant des justificatifs complémentaires ou solliciter l’aide d’un organisme de formation spécialisé comme MON POLE FORMATION. - Une formation en e-learning est-elle finançable par un OPCO ?
Oui, à condition qu’elle soit proposée par un organisme certifié et qu’elle respecte les critères de l’OPCO.
Conclusion
Monter un dossier OPCO demande méthode et rigueur, mais les bénéfices en valent largement la peine.
De l’identification de votre OPCO au dépôt des justificatifs finaux, chaque étape est essentielle pour garantir une prise en charge optimale.
Avec l’appui d’un organisme de formation compétent, votre entreprise peut transformer la formation en un levier de performance sans alourdir ses coûts.
